Van .pbix naar KPI: waarom dashboards beginnen bij definities
Sinds vorig jaar besteed ik een vast deel van mijn week aan dashboardontwikkeling op DSO-data. Landelijk, voor het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, en sinds dit voorjaar ook voor het Gelders Genootschap, waar we Power BI-rapportages bouwen op de eigen adviespraktijk. Twee verschillende opdrachtgevers, dezelfde terugkerende vraag: wat betekent dit getal eigenlijk?
Het probleem zit zelden in de techniek
De techniek is het makkelijke deel. Data ophalen uit de DSO-API’s, modelleren, visualiseren — dat is vakwerk, maar het is oplosbaar vakwerk. Het probleem zit ergens anders: dezelfde term betekent bij drie afdelingen iets anders, en die betekenis staat nergens vast.
Neem “doorlooptijd”. Rekent u vanaf de datum van indiening of vanaf het moment van ontvankelijkheid? Telt de opschorting mee? Wat doet u met een aanvraag die is ingetrokken en opnieuw ingediend? Op elk van die vragen is een verdedigbaar antwoord mogelijk. Zolang het antwoord alleen in de DAX-formule staat, weet niemand na een half jaar meer welk antwoord gekozen is — en verklaart niemand meer waarom dashboard A een ander getal geeft dan rapportage B.
De definitie is het product
De aanpak die ik inmiddels standaard hanteer, draait dat om. Voor elke indicator leggen we eerst vast: de formele definitie in gewone taal, de formule, de bron, de filters en uitzonderingen, de eigenaar binnen de organisatie, en vanaf welke datum de definitie geldt. Pas daarna wordt er gebouwd. Het rapport is de uitvoering van de definitie, niet andersom.
Dat kost aan het begin een paar uur extra en het bespaart later dagen. Het maakt bovendien iets mogelijk wat anders niet kan: als de definitie los is vastgelegd, kun je hem hergebruiken. Een indicator die we voor de landelijke monitoring uitwerken, is grotendeels dezelfde als de indicator die een regionale organisatie wil zien — met andere filters.
Wat een dashboard niet is
Nog een les, en misschien de belangrijkste: een dashboard is geen oordeel. Cijfers over het gebruik van het Omgevingsloket, over aantallen verzoeken of over doorlooptijden zeggen iets over wat er gebeurt, niet over wat er goed of fout gaat. Een regio met veel vergunningaanvragen kan een drukke bouwopgave hebben of een slecht ingerichte vergunningcheck.
Daarom hoort bij elk dashboard een leeswijzer: wat meet dit, wat meet het niet, en welke vraag kunt u ermee beantwoorden. Zonder die laag wordt een dashboard een instrument om gelijk te krijgen. Met die laag wordt het een instrument om een gesprek te voeren.
Dat gesprek — over wat we eigenlijk willen weten van de uitvoering van de Omgevingswet — is het interessantste deel van dit werk.
